Funkcje:
- pobieranie raportu firmy z zamówieniami na wybrany okres,
- informacje o wprowadzonych zmianach na koncie użytkowników.
Generowanie raportu
Generowanie raportów służy do wyświetlania i podsumowywania informacji dotyczących zamówień w SmartLunch.
W pobranym raporcie znajdują się informacje takie jak:
- podsumowanie dofinansowania na każdego użytkownika,
- arkusz SAP,
- arkusz SAP z grupami,
- podsumowanie grup.
Pamiętaj, że raport niezbędny do rozliczeń najlepiej generować pierwszego dnia miesiąca.
1 - Wypełnij dane
Filtry, które należy wypełnić, aby wygenerować raport.
2 - Kalendarz
Wybierz dzień od którego do którego dnia chcesz pobrać raport.
3 - Generuj raport
Po kliknięciu pojawi się okno do wpisania adresu mailowego.
4 - Przetwarzanie w tle
Okno które informuje o tym, że raport jest generowany. W tym czasie można przystąpić do innych czynności. Okno można zminimalizować.
5 - Raport został wygenerowany
6 - Pobierz
Raport zostanie zapisany na dysku Twojego komputera.
Interpretacja raportu
Każdy raport składa się z zakładek:
- Dokładne Dane - zakładka pokazuje zamówienia rozbite na indywidualnego użytkownika, uwzględnia nazwy i ceny poszczególnych zamówień oraz informację czy pracownik zmienił grupę w wybranym okresie,
- Podsumowanie Okresu - zakładka pokazuje kwoty wydane przez pracownika, oraz sumę wszystkich zamówień z podziałem na dofinansowanie,
- SAP - zakładka pokazuje podsumowanie wydatków pracownika z rozbiciem na dofinansowanie i dopłatę,
- SAP z grupami - zakładka pokazuje podsumowanie wydatków pracownika z rozbiciem na dofinansowanie i dopłatę z dodatkowym podziałem na grupy. Tutaj również znajduje się znacznik informujący o zmianie grupy pracownika,
- Podsumowanie Grup - zakładka pokazuje sumę wszystkich zamówień w grupie z podziałem na rodzaje płatności.
Informacja o zmianie grupy użytkownika
Informację o tym, że pracownik zmienił grupę można znaleźć w zakładce SAP z grupami i Dokładne Dane w zaznaczonym miejscu.
Zmiana grupy z zakładce Dokładne Dane
Ostatnie zamówienie w grupie "Domyślna #1" zostało zrealizowane 8 marca, kolejne będą wpływać z ustawieniami grupy "Grupa potrącenia".
Zmiana grupy w zakładce SAP z grupami
Numer karty, numer MPK i dodatkowy numer
Numer karty - najczęściej wykorzystywany dla pracowników, którzy korzystają ze SmartBox. Jest to indywidualny numer przypisywany do pracownika, którego pracownik używa podczas pierwszego logowania za pośrednictwem SmartBoxa. Dzięki temu karta zostaje połączona z kontem użytkownika.
MPK - to najczęściej uzupełniana przez firmy wartość, aby łatwo zaimportować dane o rozliczeniach do systemu kadrowo-płacowego. Nadawane są przez administratora firmy.
Dodatkowy numer - to miejsce na dowolny numer. Firmy wykorzystują go do dodatkowych oznaczeń.
Wypełnianie pól z MPK i dodatkowym numerem nie jest obowiązkowe. Numer karty może pozostać pusty, jeśli podczas dodawania pracownika uzupełnione zostało pole e-maila lub z numerem telefonu.
Uwagi dodatkowe
- Raport jest dokumentem podsumowującym rozliczenie za wybrany okres i stanowi szczegółową specyfikację do faktury, możliwą do pobrania w formie pliku excel.
- Przedsiębiorca ma możliwość generowania raportu w dowolnym momencie podczas korzystania z usług SmartLunch.
- Znajdują się w nim kwoty ostateczne, należne do zapłaty za usługę multicateringu bez uwzględnianych pozycji poświęconych części opodatkowania usługi, które regulowane mogą być charakterem współpracy, krajowej lub międzynarodowej i zapisami umowy.